Retour sur la numérisation et la mise en ligne de documents en 2018
| L'année dernière de nouveaux documents d'archives ont pu être mis en ligne sur le site des archives, résultat d'un long processus... Aux Archives de Romans, nous pratiquons des campagnes de numérisation une année sur deux, l'année suivante étant réservée pour les campagnes de restauration de documents. La première opération avant toute numérisation est de sélectionner les collections, séries ou sous-séries à traiter. Plusieurs facteurs entrent en jeu pour ce choix : la fragilité du document, sa valeur historique ou documentaire, sa fréquence de consultation, la demande du public ... et puis bien sûr nous suivons une ligne éditoriale en alimentant, par exemple, les séries déjà existantes ou en suivant l'actualité locale ou nationale. Ainsi, en 2014, la campagne de numérisation a principalement porté sur les documents de la Première Guerre mondiale pour enrichir les recherches liées aux manifestations commémoratives. En 2018 avec l'adhésion de la ville de Romans au service des archives de Valence Romans Agglo, notre politique de numérisation a suivi un nouveau critère de sélection en accompagnant la logique de mutualisation et en harmonisant les collections numérisées des fonds romanais et valentinois. Ainsi à terme les chercheurs des deux communes auront accès pour les archives des deux villes, aux mêmes typologies documentaires numérisées sur des périodes historiques similaires. La deuxième étape consiste à faire appel à des prestataires spécialisés via une procédure de marché public. En effet, la numérisation de documents anciens, fragiles, souvent reliés, nécessite des techniques d'experts pour obtenir des fichiers numériques de qualité. Et surtout ces spécialistes garantissent de manipuler et de photographier les documents selon les normes de conservation préventive. Au final, 3 ml de documents ont été numérisés, correspondant à 97 Go de fichiers qui peuvent être conservés sous les formats pdf, alto xml, jpg ou tiff avec une qualité de compression variable. Les choix des formats et de la compression dépendent de l'utilisation de ces images. Ainsi pour un fichier en ligne sur le site, nous choisirons une basse définition qui est plus rapide à télécharger pour l'internaute. Mais en parallèle les Archives conservent également l'équivalent du fichier en haute définition, pour les éditions de qualité. Autre exemple, pour la numérisation de la presse locale, les formats pdf ou alto xml seront privilégiés afin de permettre à l'internaute de réaliser des recherches que l'on nomme « plein texte », c'est-à-dire des recherches sur tous les mots du journal. Tous les fichiers numérisés sont vérifiés par l'équipe des archives avant la mise en ligne sur le site. Nous vérifions ainsi que les images ne sont pas tronquées, qu'il n'y a pas de manquants et qu'elles sont dans l'ordre des originaux. Après avoir intégré les fichiers sur les serveurs et dans les différents moteurs de recherche du site, ils sont enfin en libre consultation auprès de l'internaute. En 2018, plus de 20 000 nouveaux fichiers furent mis en ligne. Il s'agit des registres d'état-civil de 1914 à 1917, les registres de délibérations du conseil municipal de 1993 à 2013 et les registres de recensement de la population pour le début du XXe siècle. Les documents originaux restent dorénavant à l'abri dans nos magasins de conservation et, sur le site internet, notre salle de lecture virtuelle s'est enrichie de nouvelles collections. En 2018, vous avez été plus de 65 000 à venir visiter cette salle de lecture et à consulter plus de 780 000 images. Merci ! |
